Autora: Luisa Fernanda Córdoba Quintero

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El control de cambios de Word es la representación digital del lápiz rojo, un elemento práctico que los profesores utilizaban -comúnmente- para realizar observaciones y corregir palabras mal escritas, comas, puntos, y otro tipo de errores en las tareas y trabajos.

Esta herramienta es bastante útil en la labor editorial porque permite seguir la huella de las modificaciones realizadas en las propuestas de publicación, de manera que tanto editores como autores pueden realizar un seguimiento al texto, pero a su vez, el control de cambios cumple una función formativa, porque al señalar las dificultades de redacción, ortográficas, repeticiones innecesarias, o cualquier otro error, el autor podrá ver cuál fue su equivocación y cuál es la sugerencia o el cambio realizado en el proceso de revisión editorial o por el corrector de estilo.

Vale anotar que no es obligatorio asumir la totalidad de los cambios, pues el autor podrá utilizar las opciones de aceptar o rechazar según la pertinencia de las modificaciones. En últimas, es quien mejor conoce su escrito y determina cuáles de los cambios no van en detrimento ni del texto ni de su sentido, siendo consciente de que el proceso de corrección buscará que el escrito tenga una mayor calidad.

Esta herramienta de Word no es una novedad, pero hay personas que aun desconocen su existencia y funcionamiento. A pesar de que se pueden personalizar ciertos asuntos, el control de cambios tiene una configuración por defecto. Entonces, quienes trabajen con esta vista “básica” se pueden preguntar:

• ¿Cómo activarlo?

Luego de abrir el documento de Word, hay que buscar la pestaña revisar y hacer clic en la opción control de cambios. Una vez activa, la herramienta empezará a dejar marcas.

• ¿Qué significa el texto tachado?

Es la información que se ha eliminado, bien, porque resulta repetitiva, poco clara o porque se reescribió.

• ¿Que significa el texto subrayado?

Que se escribió algo nuevo.

• ¿Cómo aceptar o rechazar los cambios?

Para seguir con estos pasos, se establecen las opciones aceptar o rechazar, que están al lado derecho del control de cambios. Se puede revisar modificación por modificación y decidir sobre si se incluye o no; para esto resultan útiles las alternativas anterior y siguiente, pues permiten navegar por el documento, pero igualmente lo son las posibilidades de «aceptar todos los cambios y detener seguimiento» o «rechazar todos los cambios y detener seguimiento”; si se aceptan la totalidad de los cambios se da por hecho que se aprueba lo ajustado por el corrector de estilo o el editor; y si se rechazan, se volverá a tener el texto sin revisión. En cualquier caso, estas dos opciones harán que las marcas, que señalan cambios tanto en el texto como en el margen izquierdo del documento, desaparezcan.

• ¿Puedo elegir qué tipo de modificaciones ver?

Sí. Existen 4 alternativas:

-Revisiones simples: oculta las revisiones y refleja el aspecto que tendría el documento final.

-Todas las revisiones: muestra los ajustes realizados en detalle.

-Ninguna revisión: es una vista previa del aspecto que tendrá el texto luego de incorporar los ajustes.

-Texto original: es la versión inicial del escrito, sin modificaciones.

Adicionalmente, se puede decidir si habrá marcas y cómo serán cuando se realicen eliminaciones, comentarios, ajustes en formato, e incluso dar un vistazo a la intervención de un revisor en particular.

El control de cambios se incorpora cada vez más en otras labores que no corresponden directamente a la editorial, por tanto, es importante conocer su funcionalidad y alfabetizar con respecto a su uso.

Nota legal:

Imágenes tomadas de Microsoft Word. (2016).

Cómo citar este texto siguiendo las indicaciones de la séptima edición de APA:

Córdoba-Quintero, L. F. (24 de febrero de 2021). El control de cambios de Word: un vistazo a su funcionalidad. Blog Fondo Editorial Universidad Católica Luis Amigó. https://editorialluisamigo.home.blog/2021/02/24/el-control-de-cambios-de-word-un-vistazo-a-su-funcionalidad/